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Hoy nos gustaría presentarles a Exxact Corporation. Exxact Corporation ha estado usando los OKR's desde hace algunos meses y hablamos con ellos sobre la planificación semanal, los OKR y cómo los implementó.
Están utilizando tanto los informes semanales basados en PPP (Progress, Plans and Problems) cómo los Objetivos y Resultados Clave (OKR's) para sus objetivos trimestrales.
Hablamos con su Gerente de Marketing Michael Hwang y el Director de Ingeniería Andrew Nelson.
Definir las metas de los empleados es definitivamente una forma de arte por sí sola.
Michael dijo que “Exxact desarrolla y fabrica plataformas y soluciones informáticas innovadoras que incluyen estaciones de trabajo, servidores, clústeres y productos de almacenamiento desarrollados para las aplicaciones Life Sciences, HPC, Big Data, Cloud, Visualization, Video Wall y AV. Ofrecemos una gama completa de servicios de ingeniería y logística, que incluyen consultoría, validación inicial de soluciones, fabricación, implementación y soporte, que permite a nuestros clientes resolver sus complejos desafíos informáticos, mejorar la utilización de recursos y cumplir con los plazos de desarrollo de productos. "
Tienen alrededor de 40 personas, mas de la mitad de las cuales usan OKR's. Se utilizan en sus equipos de marketing, ventas e ingeniería.
“Hemos integrado los OKR's como una herramienta diaria para que nuestros equipos de ingeniería, marketing, ventas y operaciones puedan utilizar. Hasta nuestro equipo de contabilidad los utilizan para registrar sus tareas y objetivos ".
Antes de utilizar los OKR's.
Andrew explicó que solían confiar mucho en los informes escritos que los empleados enviaban a sus supervisores. "Era básicamente un documento de Excel o Word", nos dijo Andrew: "las personas hicieron sus informes y lo enviaron a sus supervisores, quienes lo leyeron o no lo leyeron, nunca supimos, pero lo habitual es que no los miren en el tiempo que se requiere.
Es por eso que implementé los OKR's, porque las plantillas semanales en sí mismas no ayudaban a las personas muchas veces: las llenaban porque sentían que tenían que hacerlo, no era transparente y sentí que mucha gente que tenían que leerlos, no lo hicieron".
Para nosotros los informes automatizados nos hicieron la vida más fácil.
"Creo que los OKR's ayudaron con mucho de eso", dijo y agregó que es más fácil y más conveniente que los documentos de Word porque en Exxact la mayoría de las personas ni siquiera usan Word o Excel en la actualidad.
"Es más fácil para la persona que los graba, es más fácil para todos ver lo que estás haciendo, es más fácil para las personas tomar decisiones sobre qué grabar".
¿Grabar?: Sí, preferimos grabarnos a nosotros mismos y enviar ese video a nuestro jefe contándole sobre el estado de avance, hacer informes en Word, Excel o Powerpoint toman mucho tiempo, si queremos informar, es mucho mejor un video.
También permite responder a la pregunta "¿Esto es relevante o importante?".
Medición del desempeño laboral.
Cuando se habla de cuánto ayudan los OKR's a medir el rendimiento, nuestro equipo es optimista.
"Aún nos encontramos en la fase de marcha blanca, porque los implementamos hace poco tiempo, pero hemos tenido una reunión trimestral de la gerencia superior en la que revisamos las métricas de los OKR's de la compañía y el de las áreas. Los OKR's individuales los revisa cada jefatura con su equipo".
Revisan tanto el progreso semanal como los OKR trimestrales, así como las estadísticas como la felicidad, los planes agregados, etc. También tienen reuniones a nivel de equipo que aseguran que todos estén en el buen camino.
Ejemplo de métrica de OKR's
"Las preguntas nos ayudan a revisar periódicamente métricas como la felicidad y cuántos planes se hacen".
Los OKR's alientan a las personas a vincular sus planes semanales con los objetivos trimestrales y los resultados clave, de esa manera puede ver cómo todas sus pequeñas tareas contribuyen a sus planes a largo plazo y los de su empresa.
¿Sientes que los OKR's te ha ayudado?
"Lo principal es que con una plataforma, permite tener los OKR's de la empresa, áreas y personas alineados, además me permite saber en que actividad relevante está cada miembro de la empresa sin necesidad de preguntarle al jefe directo o al Gerente de RRHH.", dijo Andrew. “Con una plataforma, puedes tener acceso a los OKR's desde tu teléfono, notebook o un iPad y mantenerlo abierto como una pestaña.
“Debido a que los OKR's se hacen públicos (se imprimen y quedan en el puesto de trabajo de cada persona y también son visibles en la plataforma por todos), contribuyen a la transparencia de la organización y a su vez, proporcionan cierto nivel de competitividad, todos quieren cumplir y no quieren aparecer públicamente como que no cumplieron, esto se basa en la presión social".
"Al principio, tuvimos resistencia de algunas personas cuando publicamos los OKR's, ya que no estaban acostumbrados, pero prontamente le vieron el valor de saber cuales son las prioridades de las otras personas".
"Los OKRs definitivamente ayudan a fomentar la idea de la mejora continua y el logro de metas más largas en lugar de solo superar la semana laboral".
La mejor parte de la experiencia.
Andrew señaló la capacidad de vincular tareas con objetivos trimestrales solo para ver cómo los planes semanales afectan directamente los objetivos a largo plazo. "Mucho de lo que estaba buscando era ayudar a los empleados a hacer sus informes más rápido y con más eficiencia".
Michael también agregó los OKR como una metodología para establecer objetivos como su parte favorita.
Y esta es en realidad una opinión muy popular. A los gerentes les gustan los informes semanales y los objetivos a largo plazo cuando se usan combinados.
Valor de la automatización.
En conclusión, ¿Están de acuerdo en recomendar los OKR's a otros?.
Midiendo la temperatura del equipo
Podemos medir el ánimo del equipo mediante estas clasificaciones de estrellas y caritas, la gente marca su estado de ánimo en forma anónima y es muy útil para saber cómo se siente el equipo.
"Ver lo que la gente está haciendo y tener un informe automatizado es un valor en sí mismo", concluyó Andrew: "Una de mis cosas más importantes es que muchos sistemas de informes de gestión hacen que las personas trabajen durante una semana y luego llenen el estúpido formulario de informe y eso es un desperdicio del tiempo de la gente. Con los OKR's, usted entra por la mañana y comienza a planificar su día y semana en tiempo real.
En BeAdaptive contamos con la metodología y las herramientas para aumentar la eficacia y eficiencia en su organización.