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Gran parte de las empresas de hoy en día tienen la sensación de que sus equipos de trabajo no son lo suficientemente productivos pero no saben qué costo tiene esto para su empresa.
En el estudio “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” realizado por el Mckinsey Global Institute se descubrió que gran parte del tiempo, los colaboradores dedican su tiempo a actividades que no generan valor debido a la falta de colaboración entre las personas.
Según el estudio de Mckinsey, el trabajador promedio gasta el 28% de su semana laboral en administrar su correo electrónico, es decir, 12,6 horas a la semana, o lo que es lo mismo, un día y medio destinado a esta actividad. También destina un 19% de su tiempo a buscar información (8,55 horas a la semana o más de un día laboral).
Solamente un 39% del tiempo lo dedican a actividades específicas de su rol, es decir, 17,55 horas a la semana o poco más de dos días laborales.
Esto significa que sus colaboradores solamente son productivos 2 días de los 5 de la semana laboral.
Para saber cuánto le cuesta la ineficiencia y la falta de colaboración a su organización, solamente multiplique el monto de salario promedio diario que gasta su empresa por los días de ineficiencia y tendrá el costo de la descoordinación.
Costo Ineficiencia = (Total Salarios mensuales/20 días hábiles del mes)* (12 días de ineficiencia al mes)
Sin duda que esta es una aproximación macro al costo de la ineficiencia, no se está considerando el costo de la reuniones improductivas y también depende de la realidad de cada organización, pero incluso, aunque su organización fuese altamente eficiente y solamente perdiera un día a la semana por ineficiencia, esto representa un 20% del costo en remuneraciones que se desperdicia al mes.
Además de esto, debemos considerar que algunas investigaciones han encontrado que las personas solo pueden concentrarse durante unos 20 minutos a la vez.
En un estudio realizado por la empresa VoucherCloud encontró que los trabajadores de Reino Unido solo son productivos 2 horas 53 minutos al día, prácticamente sólo un 38%; el 63% del tiempo lo perdían en otras actividades como: hablar con compañeros, ver RRSS, informarse en la web, prepararse comidas calientes, fumar, prepararse un café, etc.
El Beneficio de la Colaboración
Según Mckinsey Global Institute, al utilizar las tecnologías sociales, las empresas pueden aumentar la productividad de los trabajadores del conocimiento en un 20% a un 25%.
Al utilizar las tecnologías sociales, las empresas pueden aumentar la productividad de los trabajadores del conocimiento en un 20 a 25 por ciento.
Si bien el 72% de las empresas utiliza las tecnologías sociales de alguna manera, muy pocas están cerca de lograr el máximo potencial de beneficio. De hecho, las aplicaciones más poderosas de las tecnologías sociales en la economía global están en gran parte sin explotar.
Muchas organizaciones piensan que su coordinación interna es adecuada debido a que utilizan herramientas como Outlook o Google para agendar reuniones o enviar emails o Whatsapp para comunicación instantánea.
Alrededor del 15% del tiempo colectivo de una organización se gasta en reuniones, un porcentaje que ha aumentado cada año desde 2008.
Un estudio reciente de CEB encontró que el 60% de los empleados ahora deben consultar con al menos 10 colegas cada día solo para realizar su trabajo, mientras que el 30% debe contratar a 20 o más. ¿El resultado? Las empresas tardan más tiempo en hacer las cosas. Por ejemplo, se necesita un 30% más para completar proyectos de TI complejos, un 50% más para contratar a nuevas personas y casi un 25% más para firmar nuevos contratos de clientes.
Andy Grove, el ex director general de Intel, una vez escribió: "Así cómo no permitirías que un compañero de trabajo robara un equipo de oficina, no deberías dejar que nadie se vaya con el tiempo de sus compañeros".
La clave es la Gestión del Trabajo Colaborativo (CWM - Collaborative Work Management).
Según el The Forrester Wave™: Collaborative Work Management Tools For The Enterprise, Q4 2018, las soluciones de gestión del trabajo colaborativo (CWM) fomentan la agilidad y la claridad para que todos, independientemente de su función, pueden planificar, gestionar y entregar con éxito el trabajo crítico para el negocio.
El impacto de la gestión del trabajo colaborativo:
• Permite la planificación colaborativa y adaptativa de proyectos. En un lugar de trabajo de rápido movimiento, el CWM agilizan la planificación y ejecución de proyectos.
• Crea alineación para la ejecución multifuncional de iniciativas empresariales complejas en los equipos, funciones y departamentos.
• Proporciona una única fuente de verdad para proyectos y programas, con información en tiempo real sobre avances, actualizaciones y trabajo en riesgo.
• Reduce el tiempo empleado en la planificación, coordinación y seguimiento de proyectos. Esto faculta tanto a los que realizan el trabajo y los que lo supervisan.
Las empresas están teniendo impactos significativos y positivos después de adoptar las soluciones de CWM:
Productividad incrementada
• 89% de los usuarios de CWM informaron una mayor productividad
• El 74% de las personas dice que CWM ayuda a su equipo a cumplir los plazos
• 30% menos de tiempo dedicado a la gestión de proyectos por los ejecutivos
Ejecución mejorada de funciones cruzadas
• El 67% de las personas dice que CWM facilita la colaboración con otros equipos en su empresa
• El 81% de las personas dice que CWM les ayuda a comunicarse sobre el trabajo más fácilmente
Rápido retorno de la inversión
• Los usuarios de CWM reportaron un ROI del 387%.
• El time-to-value es de 3 meses
En BeAdaptive, le ayudamos a mejorar su productividad a través de mejorar la colaboración de sus equipos de trabajo.
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