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El gran desafío al cual se enfrentan hoy las organizaciones es cómo aumentar la productividad de sus colaboradores. Según Mckinsey Global Institute, al utilizar las tecnologías sociales para que trabajen colaborativamente (Collaborative Work Management), las empresas pueden aumentar la productividad de los trabajadores del conocimiento entre un 20% a un 25%.
Lamentablemente, la forma en que habitualmente las organizaciones tratan de resolver este problema no es el camino adecuado. Habitualmente las empresas recurren a talleres de trabajo en equipo, coaching o comunicación efectiva, sin embargo, una vez realizados estos talleres, todo sigue igual.
Podríamos imaginarnos la siguiente situación: “Estimado equipo, la gerencia nos ha pedido que el próximo mes deberemos dar un concierto al resto de la organización. Pero no tenemos nada de qué preocuparnos, ya que en conjunto con el área de RRHH hemos contratado un taller para que nos enseñen a tocar los diversos instrumentos, por lo que el próximo lunes estaremos todo el día en ese taller aprendiendo a tocar los instrumentos. La fecha del concierto es en treinta días, así que deben aprovechar al máximo el taller”.
Obligar a un grupo de personas a que trabajen en equipo, es lo mismo que pedirle a ese mismo grupo que en un mes deben dar un concierto al resto de la organización.
¿Cuántos de ustedes han estado en una situación similar?. Después las jefaturas esperan que aumente la productividad de la organización casi por arte de magia, debido a que enviaron a sus colaboradores a un taller de trabajo en equipo.
El problema es que una vez terminado el taller, los asistentes regresan a la organización muy motivados y contentos con la experiencia vivida, pero a la semana se les olvidó todo y no son capaces de aplicar lo aprendido debido a que se incorporan a una cultura organizacional que ya tiene un estilo de trabajo. Un par de meses después no queda nada de lo vivido en ese tipo de talleres y el único beneficiado fue el relator del taller.
Otras organizaciones optan por contratar talleres de reuniones efectivas para mejorar su productividad. Efectivamente es posible optimizar el proceso de las reuniones, pero están abordando sólo una pequeña parte del conjunto de actividades que realizan las personas en su trabajo diario. Tener reuniones efectivas ayuda a optimizar el uso de los tiempos, pero no mejora el trabajo colaborativo. ¿Cuántas veces hemos ido a este tipo de talleres y luego muy pocos aplican lo aprendido?. Rápidamente volvemos a hacer las cosas como estamos acostumbrados, debido a que para que las reuniones sean realmente efectivas debe funcionar el sistema completo no solo una persona.
La razón del fracaso de este tipo de talleres es que abordan el problema sólo desde la perspectiva de las personas, sin conocer el funcionamiento de los procesos internos y sin dar el soporte con una herramienta que facilite la colaboración, la colaboración es compleja y no es sólo fuerza de voluntad o actitud. Por otro lado, se requiere una metodología distinta de trabajo.
¿Cómo abordar el desafío?
Para aumentar la productividad de los equipos de trabajo y lograr que estos trabajen colaborativamente se debe abordar el desafío desde tres dimensiones o 3P: (1) Procesos, (2) Personas y (3) Plataforma.
(1) Procesos:
Es necesario comprender que el trabajo en equipo es un cambio cultural que se debe realizar al interior de la organización. Para ello es fundamental realizar un programa de acompañamiento que le permita a los colaboradores trabajar en sus tareas reales aplicando las metodologías de trabajo colaborativo.
Para ello es necesario partir identificando algunos procesos claves donde el trabajo en equipo genere valor. Como recomendación se deben seleccionar aquellos procesos que tengan las siguientes características:
Pocos procesos por equipo de trabajo (2 a 3)
Requieren de alta interacción
Donde intervienen varias personas
Tengan objetivos, planes y entregas claramente definidas
Que actualmente no funcione como se espera
Que el registro de información sea útil para el equipo
(2) Personas:
La segunda dimensión a abordar es al equipo de trabajo a quienes se quiere ayudar a trabajar colaborativamente. Para ello es necesario capacitarlos en algunas metodologías y buenas prácticas que les permitan ir mejorando su interacción, comunicación y coordinación, pero además se les debe acompañar durante el proceso para incentivar el la colaboración, la aplicación de lo aprendido y ayudarlos a abordar los problemas que van surgiendo durante el proceso.
(3) Plataforma:
La clave para que todo funcione y no perder las energías al poco andar, es contar con las plataformas que permitan coordinar todas las actividades, compromisos, la comunicación y el contenido (documentos, información, etc.) en un solo lugar.
Gran parte de la falta de productividad es por la incapacidad de las personas de recordar acuerdos y compromisos tomados hace semanas. Por otro lado, el hecho de recurrir a diversas plataformas (correo, calendario, minutas, documentos, etc.) para poder informarse y tomar decisiones hace que las personas pierdan gran parte de su tiempo o están impedidos de hacer el seguimiento adecuado, por lo que un factor de la baja productividad es que no cuentan con herramientas tecnológicas que faciliten la colaboración.
La realidad es que casi nadie hace seguimiento a las minutas de reuniones enviadas hace 3 semanas, por lo que apelan a la buena memoria de alguien que se acuerde.
Hoy la tecnología nos permite contar con plataformas de trabajo colaborativo (CWM) con rentabilidades casi infinitas, ya que el costo en general es bastante bajo (incluso hay algunas que ofrecen hasta 15 usuarios gratis) y el aumento de productividad puede llegar hasta un 25% como lo indica Mckinsey.
El principio de todo esto, es lo que se conoce como “Learning by doing”, es decir, aprenden a trabajar colaborativamente haciendo los procesos y actividades reales que deben hacer en la organización.
Por otro lado, según el The Forrester Wave™: Collaborative Work Management Tools For The Enterprise, Q4 2018, el 89% de los usuarios de CWM informaron una mayor productividad y el 74% de las personas dice que CWM ayuda a su equipo a
cumplir los plazos, por lo que al final del día, tienes colaboradores más productivos y contentos con su trabajo.
Cuando las personas aplican algunas buenas prácticas de trabajo colaborativo a procesos reales y se les da el soporte con alguna plataforma tecnológica realmente se logra el trabajo colaborativo que las organizaciones esperan.
"La colaboración es compleja y no es sólo fuerza de voluntad o actitud"
En BeAdaptive ayudamos a las organizaciones a Trabajar Colaborativamente de forma real.