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Productividad y compromiso durante el coronavirus
Establezca una frecuencia de comunicación
Según cómo sea la comunicación, es el éxito del equipo. Esto es cierto en todas las organizaciones, pero es especialmente importante cuando se dirige un equipo remoto. Una frecuencia de comunicación recomendable por videoconferencia (VC) puede ser de la siguiente forma:
1. Reunión de equipo por VC.
Idealmente los lunes en la mañana, entre 10 y 11 am. No la fije antes, ya que las personas deben hacerse cargo de sus temas personales. Deles el tiempo para que puedan tener todo en orden para que la reunión sea productiva. En esta reunión hable de 3 cosas: (1) infórmelos de los temas importantes de la contingencia, (2) hable sobre la empresa y (3) trate los temas generales del equipo e identifique contingencias
2. Reuniones uno a uno por VC.
Destínele de 30 a 45 minutos para hablar con cada persona sobre los temas relevantes. No les de más tiempo, enséñeles a ser ejecutivos. Si les da mas tiempo, terminarán hablando de temas poco relevantes. Si hay un tema muy importante o urgente, coordine una reunión en específico para ello, pero pídale a la persona que presente tres cosas en esa reunión: (1) Describa la situación, (2) Describa el problema causado por esa situación y (3) Proponga alternativas de solución. Dígale que la reunión no se hará si no llega con estos tres puntos desarrollados.
3. Check-list al final del día y semana.
Debe asegurarse que cada miembro informe sobre las actividades que ha finalizado, cuales están en desarrollo y cuales tiene pendiente. No pida informes escritos, reportes o email para saber sobre el estado de avance, utilice tecnología que le facilite el trabajo a usted y a su equipo. Actualmente existen muchas herramientas disponibles como Teams de Microsoft, Asana, Trello, Slack, Todoist, etc.
Dato del Día:
Jitsi Meet: una excelente opción para las videollamadas
Vamos a contarles qué es, qué ofrece y cómo utilizar Jitsi Meet, un servicio de videollamadas grupales de código abierto. Se trata de una herramienta muy atractiva por que ofrece múltiples opciones de forma totalmente gratuita, y en la que ni siquiera vas a necesitar registrarte para poder utilizarla.
Qué es Jitsi Meet
Jitsi es un proyecto financiado por la empresa Atlassian (los dueños de Trello, Jira y muchos otros), con el que se desarrolla un set de herramientas gratuitas y de código abierto con las que se pueden realizar videoconferencias.
Jitsi Meet, una herramienta multiplataforma y gratuita que permite hacer videoconferencias grupales a través de Internet. No necesitas instalar nada, ni crearte una cuenta para utilizar Jitsi. Solo lo usas a través de tu navegador web, y también puedes utilizarlo desde tu celular descargando las aplicaciones para Android y para iOS, y puedes integrarlo con Slack.
En las videollamadas con Jitsi Meet te permite conectar hasta 100 usuarios a la vez. Tiene la opción de crear una conferencia y ponerle una password, por lo que para unirse a la VC, la persona debe tener el vínculo y la clave que tú definas.
Otra de las cosas por las que destaca Jitsi Meet es por su simplicidad. Cuando entras en su sitio sólo tendrás una web para escribir el nombre de la sala. Si no existe, la crearás, y si existe, te unirás. En la app móvil, nada más abrir la aplicación ya puedes entrar o crear en una sala. Todo esto, en ambos casos, sin tener que configurar o crear ninguna cuenta. A todo esto hay que añadir que el servicio cuenta con funciones avanzadas originales para organizarse a la hora de hablar.
El vídeo y el sonido son de alta definición, utilizando los estándares Opus y VP8. También es compatible con el estándar WebRTC, y se ofrecen funciones como la de grabar la llamada con Dropbox o retransmitirla en directo a YouTube.
Para la versión por navegador también se ofrece una extensión para Chrome con la que se puede integrar con los calendarios de Google y Office 365, de manera que tengas la posibilidad de programar reuniones y notificar a los demás de cuándo van a llevarse a cabo para que puedan organizarse un poco.
Con Jitsi, puede compartir su pantalla, ajustar la calidad del video (en caso de no tener internet de alta velocidad), puede desenfocar el fondo (en caso que quieras que te vean a ti, pero no a tu entorno), etc.
Además, tiene la opción de levantar la mano para hablar y así las personas no se interrumpen entre ellas. Puede configurar que todos los participantes inicien sus sesiones en silencio, de esa forma los que se vayan sumando a la reunión no interrumpen con los ruidos del entorno.
Y por último, Jitsi Meet también ofrece opciones como un chat de texto, elegir los medios de entrada, tiene un contador para saber cuánto tiempo está hablando cada persona, además de poder establecer un nombre de usuario para que el resto vea tu nombre.
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