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Producto de las complejidades sociales y el coronavirus, muchas empresas están implementando herramientas de teletrabajo para sus colaboradores.
El teletrabajo debe permitir que los trabajadores continúen desarrollando su trabajo habitual, con la misma calidad y el mismo nivel de coordinación con el resto de las personas.
El teletrabajo impone un desafío: ¿Cómo nos cercioramos que todos hagan lo que deben hacer y avance a la velocidad que necesitamos?
"Teletrabajo no es darles acceso a las carpetas compartidas de la red"
Implementar teletrabajo no es darles acceso a las carpetas compartidas, que accedan al correo por la web o que puedan editar documentos en su casa. El teletrabajo requiere de una forma diferente de trabajar, de herramientas tecnológicas que cuenten con las funcionalidades para que toda la información esté integrada y lo mas importante, se debe implementar un modelo de trabajo colaborativo para que las personas sepan trabajar en equipo en la práctica.
"Teletrabajo no es acceder a los sistemas de la empresa en forma remota"
LAS 3C DEL TRABAJO COLABORATIVO
EL teletrabajo efectivo contempla tres dimensiones conocidas como las 3C:
Coordinación (permite acceder a reuniones, asignación de tareas, control de avance, plan de trabajo por empleado, equipos, etc.)
Comunicación (permite acceder a emails, mensajes, chat, foros, wikies, video llamadas, llamadas, etc.)
Contenido (permite acceder a archivos, documentos, información, web, etc.)
FACTORES A CONSIDERAR PARA EL TELETRABAJO:
Si necesitas hacerlo debes considerar los siguientes factores:
Debes elegir una plataforma que te permita colaborar, no solo acceder a los archivos de tu red compartida, eso no es colaborativo.
Debes implementar un modelo de trabajo colaborativo coordinado, de lo contrario cada persona hará lo que debe hacer en su puesto, pero les será muy complejo trabajar en equipo.
Debes contar con una plataforma que cuente con varias funcionalidades integradas, como Videoconferencias, Chat, Correo, Calendario, Asignación de Tareas y Control y seguimiento de las actividades, de lo contrario, la información quedará perdida en la nube. Si les costaba coordinarse en la oficina, ahora a distancia será mucho mas complicado.
Debes capacitar a los colaboradores a coordinarse, no es suficiente con enseñarles a usar una herramienta tecnológica, eso no los hace más eficaces ni colaborativos.
Debes elegir una herramienta que te permita mantener el control de lo que está pasando y ver los estados de avance, entregables, plazos y responsables.
Debes elegir una herramienta que te permita integrar a personas externas a tu organización, pero que son claves en parte de tus proceso. Si no lo puede hacer, tu equipo deberá suplir ese trabajo, aumentando se estrés.
Te debe permitir gestionar y perfilar diversos proyectos o actividades con perfiles de acceso específicos, de esa forma, puedes mantener la seguridad y facilita le facilita el trabajo a cada persona al ver sólo lo que necesita
Debes tener una mirada de largo plazo, la plataforma debe seguir funcionando en el mediano y largo plazo, llegó para quedarse, no puedes eliminarla a los pocos meses, ya que el costo del cambio es muy alto.
Con Teams puedes enviar a tu colaboradores a casa y se les enseña a usar Teams en casa.
Si no los apoyamos con una herramienta como MS TEAMS, simplemente tendremos personas trabajando en lo que cada uno puede hacer por sí solo en su casa, sin lograr el nivel de interacción con otros, y sin mantener un control del avance y gestión de compromisos.
Se hace necesario que cada colaborador interactúe con otras personas, que se sigan teniendo reuniones, que quede registro de las decisiones, que podamos ver y medir los estados de avance y gestión de los compromisos de cada persona y equipo.
En BeAdaptive, te podemos ayudar en todo esto.